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Apprenti gestionnaire administratif et financier (F/H)

Contrat d’apprentissage d’une durée d’une à deux années universitaires, à compter de la rentrée universitaire 2024/2025 | Date limite de candidature : 31/05/2024

Qui sommes-nous ?

L’Institut des hautes études de défense nationale

Établissement public national à caractère administratif, l’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) est placé sous la tutelle de la Première ministre et plus particulièrement du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN).

L’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) prépare des dirigeants, issus de toutes les sphères d’activité, à exercer les plus hautes responsabilités en développant leur compréhension des enjeux de défense et de sécurité nationale, leur connaissance des politiques publiques associées, leur perception des jeux d’acteurs impliqués dans leur mise en œuvre, ainsi que leur aptitude à la réflexion stratégique. La formation dispensée dans le cadre de la session nationale a notamment pour objet de permettre à l’ensemble des auditeurs d’appréhender d’emblée la dimension intersectorielle, interdisciplinaire, interministérielle, mais aussi européenne et internationale, des questions de défense et de sécurité au travers d’un socle commun et d’un approfondissement dans 5 domaines appelés majeures (Armement et économie de défense, Défense et sécurité économiques, Enjeux et stratégies maritimes, Politique de défense, Souveraineté numérique et cybersécurité) .

L’IHEDN, œuvrant à la construction et à la diffusion d’une culture de défense commune, participe à la constitution de liens durables entre de hauts responsables publics et privés, civils et militaires.

Descriptif du poste

Intégré au sein du Bureau des affaires financières et juridiques (BAFJ), l’apprenti(e) travaillera en soutien polyvalent des trois gestionnaires référents (Dépenses, Recettes et Missions) et de l’agent en charge du contrôle interne financier (CIF).

Dans le cadre de ce poste, l’apprenti découvrira progressivement ces quatre domaines :

En dépenses : 

  • appréhender les opérations d’engagement et de liquidation de la dépense publique 

saisir une pré-commande, un pré-service fait et/ou une pré-demande de paiement dans le système d’information (SI) financier PEP (éditeur Inetum) ; contacter les départements « métiers » et/ou les fournisseurs si nécessaire.

En missions : 

  • suivi des missions (réservation des billets) et suivi des remboursements des frais engagés par les missionnaires 

saisir un ordre de mission et/ou un état de frais de mission dans le SI GFD (éditeur Inetum) ; établir une pré-demande de paiement à l’appui du relevé d’opérations du prestataire voyagiste (GLOBEO TRAVEL) ; contacter les départements « métiers » et/ou le prestataire voyagiste si nécessaire.

En recettes : 

  • soutien au contrôle des dossiers de candidature des auditeurs, participation au processus de facturation des droits d’inscription des auditeurs

> établir un devis ; préparer les conventions de formation pour signature puis enregistrement ; saisir un titre de recettes/une facture dans le SI financier PEP ; contacter les départements « métiers » et/ou les clients si nécessaire.

En contrôle interne financier : 

  • soutien à la mise en œuvre du contrôle interne financier/contrôle de gestion

aider à la formalisation et au suivi des contrôles périodiques ; contacter les départements « métiers » si nécessaire.

  • Assurer ponctuellement un support administratif au chef du bureau et son adjoint : compte-rendu de réunion, préparation de dossiers administratifs, mise à jour des bases de données/tableaux de bord, faire des extractions dans le SI financier PEP, participer à l’archivage des dossiers papier et numérique…)
  •  

Profil recherché

Savoir être

  • Bon sens relationnel,
  • Aptitude à l’écoute,
  • Bonne communication orale et écrite,
  • Capacité à être force de réactivité,
  • Sens de la discrétion.

Savoir-faire

  • Travail en équipe,
  • Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur),
  • Savoir rendre compte,
  • Sensibilisation à la gestion des priorités, savoir planifier son activité et respecter des délais,
  • Mettre en œuvre des procédures.

Connaissances

  • Avoir un socle de connaissances en gestion/comptabilité (publique ou privée) serait un plus.

Consulter l’annonce sur le portail de la Fonction publique

ou postuler à recrutement@ihedn.fr