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Chargé de projets de la majeure POLDEF (F/H)

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels CDD : 24 mois Début du contrat : 01/07/2024 Date limite de candidature : 16/06/2024

Qui sommes-nous ?

L’Institut des hautes études de défense nationale

Établissement public national à caractère administratif, l’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) est placé sous la tutelle de la Première ministre et plus particulièrement du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN).

L’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) prépare des dirigeants, issus de toutes les sphères d’activité, à exercer les plus hautes responsabilités en développant leur compréhension des enjeux de défense et de sécurité nationale, leur connaissance des politiques publiques associées, leur perception des jeux d’acteurs impliqués dans leur mise en œuvre, ainsi que leur aptitude à la réflexion stratégique. La formation dispensée dans le cadre de la session nationale a notamment pour objet de permettre à l’ensemble des auditeurs d’appréhender d’emblée la dimension intersectorielle, interdisciplinaire, interministérielle, mais aussi européenne et internationale, des questions de défense et de sécurité au travers d’un socle commun et d’un approfondissement dans 5 domaines appelés majeures (Armement et économie de défense, Défense et sécurité économiques, Enjeux et stratégies maritimes, Politique de défense, Souveraineté numérique et cybersécurité) .

L’IHEDN, œuvrant à la construction et à la diffusion d’une culture de défense commune, participe à la constitution de liens durables entre de hauts responsables publics et privés, civils et militaires.

Descriptif du poste

Sous la responsabilité du responsable opérationnel et en liaison avec le responsable pédagogique vous serez en charge de : 

Gestion administrative : 

  • préparation de la session à venir, 
  •  vérification des documents administratifs des auditeurs,
  • gestion des biodatas et participation à la réalisation de l’annuaire des auditeurs et de l’encadrement,
  • tenue à jour des listing et mise en place des listes de diffusion au profit des auditeurs sur les différents supports de communication,
  • préparation des laisser-passer des auditeurs,
  • traitement et suivi des documents administratifs nécessaires à la conduite des activités de la session : passeports ; cartes identité, certificats de sécurité…
  • à la demande des organismes employeurs, préparation des certificats administratifs d’assiduité,
  • participation à la gestion de l’archivage et au tri des données numériques dans le respect de la réglementation et des directives reçues.

 

Organisation et conduite des activités de la sessions : en lien avec l’équipe : 

  • préparation du séminaire de rentrée : constitution des dossiers d’accueil et des sacoches remises lors de la formation,
  • distribution des laisser-passer et de la documentation,
  • réservation des amphithéâtres et des salles de cours,
  • préparation matérielle des outils informatiques : visio-conférence ; moyens de projection…
  • planification et réservation des prestations (pause-café ; déjeuner ; buffet…),
  • participation à l’organisation des activités de la session (conférences ; séminaires, missions, participation aux activités de l’Institut…) en s’appuyant sur le bureau de soutien logistique (BSL),
  • participation à l’accueil des autorités,
  • participation au briefing et à l’accompagnement des autorités présentes lors des visites.

 

Logistique : en lien avec le bureau soutien logistique du secrétariat général : 

  • rédaction des demandes de prestation logistiques (DPL) (déplacements ; hébergement alimentation ; prestations annexes),
  • rédaction des ordres de mission,
  • vérifications des passeports pour les missions, gestion des visas…
  • contact et coordination avec les organismes extérieurs accueillant la majeure,
  • organisation des transports (avions, trains, bus…),
  • organisation des hébergements et de l’alimentation,
  • déclaration des « services faits ».

 

Gestion du budget : en lien avec l’adjoint DSN :

  •  préparation des fiches budgétaires,
  • suivi des dépenses pour l’année en cours,
  • préparation du budget prévisionnel pour la session à venir,
  • rédaction des demandes de prestations logistiques,
  • suivi de la cohérence entre dépenses réelles et budget alloué,
  • participation au bilan intermédiaire de gestion,
  • préparation et participation au bilan financier du Département de la Session Nationale.

Profil recherché

  • Savoir être
  • Bonne présentation, tenue soignée,
  • Ponctualité, discrétion, rigueur, organisation, méthode,
  • Écoute et sens du service,
  • Leadership, autonomie, esprit d’initiative et souci du compte-rendu,
  • Capacité d’adaptation, tact, sens diplomatique,
  • Esprit d’équipe, résistance au stress,
  • Dynamisme, disponibilité, réactivité.

 

Savoir-faire

  • Travail en mode projet (transversalité de l’organisation),
  • Collecter, recouper, traiter et diffuser les informations,
  • Maitrise de pack office (word, excel et PPT) et des supports multimédias,
  • Management de groupes importants (50 à 100 personnes) sur des séquences courtes,
  • Capacités de conception et de planification,
  •  Capacité rédactionnelle.

 

Connaissances

Une bonne connaissance de l’appareil de défense et de sécurité nationale, du secteur public et de l’organisation de l’État, comme de l’environnement scientifique et institutionnel lié aux domaines couverts par les formations serait un plus appréciable.

Consulter l’annonce sur le portail de la Fonction publique

ou postuler à recrutement@ihedn.fr