Assistant au sein du secrétariat mutualisé (F/H)
Date limite de candidature le 05/02/2026 | Poste à pourvoir à compter du 1er avril 2026.
Qui sommes-nous ?
L’Institut des hautes études de défense nationale
Établissement public national à caractère administratif, l’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) est placé sous la tutelle de la Première ministre et plus particulièrement du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN).
L’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) prépare des dirigeants, issus de toutes les sphères d’activité, à exercer les plus hautes responsabilités en développant leur compréhension des enjeux de défense et de sécurité nationale, leur connaissance des politiques publiques associées, leur perception des jeux d’acteurs impliqués dans leur mise en œuvre, ainsi que leur aptitude à la réflexion stratégique. La formation dispensée dans le cadre de la session nationale a notamment pour objet de permettre à l’ensemble des auditeurs d’appréhender d’emblée la dimension intersectorielle, interdisciplinaire, interministérielle, mais aussi européenne et internationale, des questions de défense et de sécurité au travers d’un socle commun et d’un approfondissement dans 5 domaines appelés majeures (Armement et économie de défense, Défense et sécurité économiques, Enjeux et stratégies maritimes, Politique de défense, Souveraineté numérique et cybersécurité) .
L’IHEDN, œuvrant à la construction et à la diffusion d’une culture de défense commune, participe à la constitution de liens durables entre de hauts responsables publics et privés, civils et militaires.
Descriptif du poste
Assurer le support administratif des départements et du secrétariat général, au sein d’un secrétariat mutualisé.
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, réunions et événements des chefs de départements et de leur adjoint ;
- Rédiger et mettre en forme des documents (lettres, notes, relevés de décision, comptes-rendus, présentations…) ;
- Assurer la circulation des courriers et parapheurs ;
- Accompagner les nouveaux arrivants dans leur prise de poste ;
- Actualiser et diffuser des informations en interne département/SG ;
- Participer à l’organisation des réunions (réservation des salles, logistique…)
- Participer au traitement administratif des ordres de mission des agents du département ;
- Suivre les commandes, et les frais de représentation ;
- Participer au traitement administratif des dossiers des conférenciers et intervenants ;
- Apporter un support administratif à la certification des formations.
Autres activités :
- Renforcer ponctuellement les équipes en conduite de sessions ;
- Participer au processus de recrutement des auditeurs de la session nationale (réception et traitement des dossiers, organisation des jurys, questions des candidats…) ;
- Concourir à la préparation du conseil d’administration.
Compétences attendues
Savoir être
- Réactivité ;
- Organisation et méthode ;
- Bonne communication orale et écrite ;
- Bon sens relationnel et capacité à travailler en équipe ;
- Grand sens de la discrétion.
Savoir-faire
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur ou agenda en ligne) ;
- Savoir établir des notes de synthèses, mise en forme de documents administratifs ;
- Gérer les priorités.
Connaissances
- Gestion documentaire ;
- Intérêt pour le milieu de la défense, la diffusion et la promotion de l’esprit de défense.
Profil recherché
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Consulter l’annonce sur le portail de la Fonction publique
ou postuler à recrutement@ihedn.fr
